Nombreux sont les professionnels qui continuent de croire que pour signer un document PDF, il faut l’imprimer, le signer, le numériser puis le renvoyer. Ce n’est pourtant plus le cas depuis l’avènement de la signature électronique. Grâce au logiciel de signature électronique PDF mis en place par « Yousign », les entreprises peuvent désormais certifier leurs transactions en toute sécurité. Nous allons vous prouver dans cet article qu’il est très facile de signer un document PDF de façon électronique.
À quoi sert la signature digitale ?
La signature digitale est un ensemble de données cryptées qui servent à apposer numériquement une empreinte sur un document. Elle permet de créer des signatures invisibles et des initiales, de signer des documents électroniquement mais aussi d’inviter d’autres personnes à les approuver. C’est un dispositif fiable, simple et sécurisé qui engage la responsabilité du signataire. Pour être valable juridiquement, l’identité du signataire doit être reconnue, le document doit être authentique et l’on doit pouvoir justifier du consentement de la personne qui signe. Cette méthode repose sur trois conditions à savoir : s’équiper d’un certificat numérique, effectuer la procédure via une application web sécurisée et vérifier l’identité du signataire à travers un certificat électronique approuvé par un organisme de certification.Pourquoi signer un document PDF électroniquement ?
La signature électronique représente un réel avantage pour les professionnels, car elle favorise un gain de temps et d’argent. C’est un moyen efficace de lutter contre le gaspillage de papier et par conséquent de préserver l’environnement contre la pollution. Elle facilite les échanges commerciaux, promeut l’accès à l’information et contribue à la gestion efficace des documents. Le fonctionnement du dispositif a été simplifié afin de vulgariser le processus. Sur le plan sécuritaire, cette solution permet de limiter les risques de fraudes ou de falsifications. De nos jours, vu l’impact technologique, il est essentiel pour toute entreprise d’utiliser un logiciel de signature numérique pour signer des fichiers.Comment faire pour signer en ligne électroniquement un document ?
Plusieurs étapes doivent être observées pour signer électroniquement un document PDF.• Télécharger les fichiers à signer : avant d’émettre une signature électronique PDF, le signataire doit avant tout uploader à partir d’un ordinateur les documents sur une plateforme virtuelle.
• Désigner les destinataires : la seconde étape consiste à indiquer les informations du signataire et des autres destinataires (pour validation, consultation, etc.). Il s’agira notamment de mentionner le nom, le téléphone et l’adresse email de chaque personne. Ces informations serviront à leur notifier la demande de signature numérique et à vérifier leur identité au cas où ils auraient à apposer leur sceau sur le document. • Remplir les champs et envoyer : glissez en un clic puis déposer la signature à l’endroit voulu. Vous pouvez aussi ajouter des champs standards ou personnalisés. Pour finir l’opération, envoyez le fichier à tous les signataires préalablement notifiés.
